Списание цветов: норма потерь, причины и как их снизить

Списание цветов неизбежно: срезка живёт несколько дней, и часть закупки не доживает до покупателя. Вопрос не в том, как свести его к нулю, а в том, чтобы знать свою долю, понимать её причины и закладывать её в цену. В примерах нашего блога это 15 % закупки: закупили на 40 000 ₽, на 6 000 ₽ ушло в утиль.

Сколько списания цветов нормально

Единой нормы потерь для цветов нет: её не устанавливает ни закон, ни отраслевой стандарт, и цифры, которые называют в разговорах, сильно зависят от формата. Поэтому ниже — не норматив, а ориентир, с которым удобно сравнивать свои цифры.

Магазин, у которого потери держатся на 15 %, не обязательно работает плохо, если эта доля сидит в наценке. Плохо, когда её никто не знает: продавец выбрасывает вёдра без записи, а владелец видит только, что при хорошей выручке денег меньше, чем ожидал.

Считайте долю от закупки по закупочным ценам, а не от выручки. Так её проще сравнивать неделя к неделе: розничная цена меняется от скидок, а закупка лежит в накладной.

Во что обходится списание цветов: расчёт на примере

Допустим, магазин закупает цветов на 40 000 ₽ в неделю. Вот как выглядят потери при разной доле потерь.

Разница между 15 и 10 % — около 104 000 ₽ в год, и это только закупочная стоимость. Если считать по розничной цене, которую эти цветы могли бы принести, сумма выходит в два-три раза больше.

Отсюда вывод, который часто недооценивают: снизить потери на пять процентов обычно проще и выгоднее, чем поднять цены на столько же. Покупатель цену заметит, а порядок в камере — нет. Как заложить свою долю потерь в цену, с формулой и таблицами, разобрано в статье о наценке на цветы.

Причины списания цветов

У любой потери есть причина, и почти у каждой — своё лекарство. Когда вёдра выбрасывают с пометкой «завяло», это не причина, а итог.

У серой гнили своя механика. Её возбудитель любит влажный воздух без движения и перепады температуры: коробку внесли с мороза в тёплый зал, на цветах выпал конденсат, через день-два появились пятна. Один поражённый бутон в ведре заражает соседей, поэтому его убирают сразу, не дожидаясь вечера.

Причины, связанные с холодом, водой и порядком в камере, подробно разобраны в статье о хранении срезанных цветов, а выбор оборудования — в материале про холодильник для цветов.

Как вести списание цветов в магазине

Записывайте каждую потерю в тот же день: что, сколько штук, на какую сумму по закупке и по какой причине. Причин в списке должно быть немного, пять-шесть, иначе продавцы перестанут их различать и начнут ставить первую попавшуюся.

Раз в неделю сводите записи в таблицу по видам и причинам. Через месяц картина обычно проясняется: белая роза 60 см уходит вся, а экзотика полнедели стоит в витрине и половиной уходит в утиль. Или выясняется, что треть потерь — брак одного поставщика, и это разговор с ним, а не с флористом.

Отдельно отмечайте цветы, которые ушли не в утиль, а в букет со скидкой. Это не потеря целиком, но и не обычная продажа, и если смешать её с утилем, доля получится завышенной, а если с продажами — заниженной.

Общий порядок учёта — приход, продажи, остатки, деньги — разобран в статье про учёт в цветочном магазине.

Если товары и остатки у вас в 1С, вести потери отдельной таблицей не обязательно. В CRM для цветочной базы Petala в разделе запасов видно, сколько товара выставлено на сайте, сколько перенесено на склад и сколько списано, а отчёт о прибыли и убытках учитывает закупки, расходы, скидки и возвраты за любой период и по филиалу.

Акт списания цветов: как оформить

Для собственного учёта хватает записи в журнале или программе. Для бухгалтерии нужен документ: акт списания. Без него выброшенные цветы нечем подтвердить, и на упрощёнке «доходы минус расходы» бухгалтер не сможет учесть их в расходах. Как это связано с налогами, разобрано в статье про ИП для цветочного магазина и налоги.

Единой обязательной формы акта нет. Многие берут за основу унифицированную форму ТОРГ-16 «Акт о списании товаров», другие утверждают собственный бланк. В любом случае в акте должны быть название документа, дата, кто составил, что именно выбыло, в каком количестве и на какую сумму, причина и подписи ответственных. Какую форму утвердить у себя и как часто составлять акт — раз в день или раз в неделю по накопленным записям, — решите вместе с бухгалтером.

Форма акта списания цветов в цветочном магазине

Брак поставщика оформляют иначе: это не ваша потеря, а претензия. Фото коробки при приёмке, отметка в накладной или акт о расхождении, возврат или замена. Если такие цветы провести как обычный утиль, вы заплатите за чужую ошибку.

Как списать цветы в бухгалтерском учёте — на какой счёт, с какой суммой и как это влияет на налог, — зависит от вашего режима и формы бизнеса. Это вопрос к бухгалтеру, а не к статье.

Как снизить списание цветов: закупка по продажам

Самая большая часть потерь обычно рождается не в камере, а в момент заказа поставщику. Цветы, которые не нужны на этой неделе, начинают умирать с первого дня.

Что помогает:

• Закупка на 3–4 дня продаж. Две поставки поменьше лучше одной большой: меньше цветов успевает раскрыться.
• Заказ по цифрам, а не по памяти. Перед заказом посмотрите продажи по видам за прошлые две недели и остаток на сегодня. «Розы опять кончились» без цифр часто оказывается одним удачным днём.
• Короткий список базового ассортимента. Розы двух-трёх длин и цветов, кустовая хризантема, альстромерия, зелень — это продаётся всегда. Сезонное и экзотику берите понемногу и смотрите, как уходит.
• Ротация. Новая поставка ставится назад, старая — вперёд, на ведре дата прихода.

Оптовой базе то же самое помогают сделать покупатели. Если на сайте видны остатки и можно забронировать товар под ближайшую поставку, база заранее знает часть спроса и заказывает у поставщика ближе к реальности. У Petala товар в пути помечен на сайте датой прихода, его бронируют заранее, а со склада товар держится за покупателем 30 минут, пока он оформляет заказ, — как это выглядит, можно посмотреть на демо-сайте базы.

Акции на «уходящее» и букеты из остатков

Цветок, который сегодня ещё хорош, а завтра раскроется, лучше продать сегодня со скидкой, чем завтра выбросить. Такие решения принимаются утром, при обходе камеры, а не вечером, когда уже поздно.

Рабочие приёмы:

• Букет дня. Флорист собирает его из того, что пора продать, и ставит отдельной ценой у кассы. Покупателю это выгодная покупка, магазину — проданный остаток.
• Скидка на вид или категорию на день-два. Не на весь магазин, а на то, чего слишком много: например, на кустовые хризантемы до конца субботы.
• Цветы в композиции и для офисов. Корпоративные клиенты на еженедельной подписке на композиции забирают то, что есть, и не требуют конкретного сорта.
• Рабочий материал. Раскрывшуюся розу ещё можно разобрать на лепестки для оформления или использовать в мастер-классе.

Скидку на остатки ограничивайте по времени, иначе покупатели привыкнут ждать её и перестанут брать свежее по полной цене. В CRM Petala акции по сроку настраивают на вид, категорию или филиал с датой начала и конца: скидка действует ровно в заданные даты, и цены вручную менять не нужно.

Праздники: как не получить рекордное списание после 8 Марта

Самые дорогие потери года обычно приходится на неделю после большого праздника. Под 8 Марта и 14 февраля закупают в разы больше обычного, цены у поставщиков выше, а спрос заканчивается в один вечер.

Что помогает:

1. Предзаказы заранее. Корпоративные клиенты и постоянные покупатели, которые оформили заказ за неделю, дают часть закупки без риска.
2. Прошлогодние цифры по видам. Сколько роз, тюльпанов и мимозы продали в прошлом году и сколько осталось. Без них закупка — догадка.
3. План на 9 марта. Решите заранее, что делаете с остатком: скидка, букеты для офисов, разбор на композиции.
4. Поставка в два захода. Основная часть за несколько дней, добор накануне по тому, как идут продажи.

Подробно о подготовке к главному весеннему празднику — в статье про цветочный магазин на 8 Марта.