Документы на цветы: что нужно магазину и оптовой базе

Документы на цветы — это прежде всего бумаги, по которым товар перешёл к вам от поставщика: договор, счёт, накладная или УПД. Для импортной срезки к ним добавляются фитосанитарные бумаги, но их оформляет импортёр, а магазину обычно достаточно получить от базы подтверждение, что партия прошла контроль. Остальное — бумаги самого бизнеса: регистрация, касса, аренда, договоры с сотрудниками.

Какие документы на цветы получает магазин от поставщика

Каждая поставка должна приходить с бумагами, даже если вы забираете десять пачек роз на машине в шесть утра и торопитесь открыться. Без накладной цветы в витрине формально ничьи: вы не докажете, где их купили, а бухгалтер не сможет учесть расход.

УПД — универсальный передаточный документ — заменяет пару «накладная плюс счёт-фактура» одним листом. Многие базы перешли на него, и магазину так даже проще: один лист на поставку.

Проверяйте накладную при приёмке, а не вечером. Если в накладной двадцать пачек кустовой хризантемы, а в коробке восемнадцать, расхождение пишут на месте и подписывают с курьером. Через день доказать недостачу почти невозможно. О том, как выбирать базу, у которой с бумагами порядок, — в статье о поставщиках цветов.

Документы на импортную срезку: фитосанитария и карантин

Большая часть роз, гвоздик и хризантем в рознице приезжает из-за границы: из Нидерландов, Эквадора, Кении, Колумбии. Срезанные цветы — растительная продукция, поэтому на границе её проверяют на карантинные вредители и болезни.

Цепочка документов на импорт в общих чертах выглядит так:

1. Фитосанитарный сертификат страны-экспортёра. Его выдаёт служба карантина растений той страны, откуда идёт партия. Он подтверждает, что цветы проверены перед отправкой.
2. Карантинный фитосанитарный контроль при ввозе. На границе партию осматривает российская служба карантина растений; по итогам на партию оформляются бумаги, которые сопровождают её дальше.
3. Таможенное оформление. Декларация на товары, оплата пошлин и налогов — этим занимается импортёр или его таможенный представитель.

Когда спрашивают про карантинные сертификаты на цветы из Голландии, обычно имеют в виду как раз эту цепочку. Если вы покупаете у оптовой базы внутри страны, сами вы эти бумаги не оформляете: их держит импортёр. Но попросить у базы копии сертификатов на конкретную партию разумно, особенно когда берёте крупную поставку к празднику или продаёте дальше другим магазинам. Добросовестная база такие вопросы не считает странными.

Если вы сами начинаете возить срезку напрямую, порядок оформления, сроки и обязательные бумаги уточните у таможенного представителя и в службе карантина растений до первой партии: правила на импорт меняются чаще, чем кажется. Как устроены прямые поставки и чем отличаются страны-производители, рассказываем в статье про цветы из Голландии, Эквадора и Кении.

Нужен ли «Честный знак» на цветы

Это самый частый вопрос владельцев магазинов, и ответ на него нельзя дать раз и навсегда. Система маркировки расширяется по товарным группам, а сроки для каждой группы устанавливаются отдельно. Поэтому любая статья, где написано «маркировка цветов обязательна с такого-то числа» или «цветы маркировать не нужно», может устареть к моменту, когда вы её читаете.

Как проверить самостоятельно:

• откройте официальный сайт системы «Честный знак» и найдите перечень товарных групп с датами обязательной маркировки — ту самую «таблицу», которую ищут по запросу «честный знак таблица цветов»;
• посмотрите отдельно срезанные цветы и растения в горшках: это могут быть разные позиции, а может не оказаться ни одной;
• проверьте, есть ли по нужной группе эксперимент или добровольный этап — это ещё не обязанность, но знак, что она может появиться;
• спросите поставщика: если база уже маркирует товар, она знает об этом раньше розницы.

Если на дату чтения цветы в перечне есть, к запуску понадобятся регистрация в системе, электронный документооборот с поставщиком, касса, которая умеет передавать коды, и сканер. На это закладывают несколько недель, поэтому проверку лучше сделать заранее, а не перед 8 Марта. Если цветов в перечне нет, работайте как обычно и повторяйте проверку раз в полгода.

Документы на продажу цветов в рознице

Помимо бумаг на товар, у магазина есть собственные. Их спрашивают при проверках, и без них не открыть расчётный счёт или не зарегистрировать кассу.

Код розничной торговли цветами — 47.76.1, но полный набор кодов лучше составить с бухгалтером, особенно если вы ещё собираете букеты на заказ или оформляете мероприятия. Налоговый режим, лимиты и ставки меняются, поэтому здесь мы их не называем: как выбрать между упрощёнкой и патентом, разбираем в статье про ИП для цветочного магазина и налоги.

Нужно ли уведомлять контролирующие органы о начале работы и какие разрешения требуются в вашем регионе для павильона или выносной торговли, уточните у бухгалтера и в местной администрации: для нестационарных точек правила обычно строже, чем для магазина в помещении.

Что спрашивают при проверке

Проверка редко начинается с цветов. Обычно смотрят, пробивается ли чек и выдаётся ли он покупателю, есть ли ценники и совпадают ли они с ценой на кассе, видна ли информация о продавце.

Если вопрос доходит до товара, просят документы на цветы, то есть подтверждение их происхождения. Накладная или УПД на ту партию, что стоит в витрине, закрывает вопрос сразу. Хуже всего ситуация, когда цветы куплены «у знакомого на рынке» за наличные без бумаг: формально вы торгуете товаром неизвестного происхождения.

Практическое правило: накладные на всё, что сейчас лежит в магазине, должны быть в магазине, а не дома у владельца и не в почте бухгалтера. Удобно держать папку по неделям: открыли папку — увидели все поставки с прошлой пятницы.

Ещё один повод беречь накладные — собственный учёт. Себестоимость букета, наценка и списание считаются только от закупочной цены, а она записана именно там.

Какие документы выставляет оптовая база

У базы документооборот вдвое больше: она получает бумаги от импортёра или производителя и сама выставляет их десяткам магазинов. Ошибка в любой из них превращается в звонок покупателя, повторную печать и задержку оплаты.

Типичный набор, который база отдаёт оптовому покупателю:

• договор поставки на старте работы;
• счёт на каждый заказ или на неделю;
• ТОРГ-12 или УПД при отгрузке;
• акт сверки по запросу или раз в месяц;
• копии фитосанитарных и таможенных бумаг на партию — по запросу.

Когда клиентов много, вручную набирать реквизиты в каждый счёт и каждую накладную долго и рискованно. В CRM для цветочной базы Petala договор поставки, счёт, акт сверки, ТОРГ-12 и УПД собираются по шаблону с данными клиента, а в кабинете оптового покупателя на сайте видны его баланс, задолженность и история заказов. Тогда половина звонков «пришлите сверку, сколько мы вам должны» отпадает сама: покупатель видит это в кабинете. При этом заказ с сайта в 1С сам не попадает — он приходит менеджеру в CRM, и в 1С его проводят как обычно. Как выглядит кабинет со стороны покупателя, можно посмотреть на демо-сайте базы.

Как навести порядок в документах за неделю

Если сейчас накладные лежат в коробке под прилавком, а часть поставок оплачена без бумаг, начните с простого.

1. Соберите все бумаги за последний месяц и разложите по поставщикам и датам.
2. Сверьте с выпиской банка: каждой оплате должна соответствовать накладная или УПД. Где не хватает, запросите у поставщика копию.
3. Попросите у каждого поставщика акт сверки — расхождения всплывут сразу.
4. Договоритесь, что накладные приезжают вместе с товаром или приходят по электронному документообороту в тот же день.
5. Заведите правило приёмки: товар принимает один человек, он же подписывает накладную и пишет акт о браке.
6. Раз в полгода проверяйте перечень маркируемых товаров и меняйте порядок, если цветы в нём появились.

Через неделю такой работы документы на цветы перестанут быть коробкой под прилавком, и вы будете знать, сколько на самом деле стоила каждая поставка, а через месяц — какой поставщик чаще привозит брак.