Оптовая база цветов с нуля: склад, поставки, покупатели и деньги

Оптовая база цветов зарабатывает не на наценке с букета, а на обороте: она привозит срезку коробками, держит её в холоде два-три дня и раздаёт магазинам, флористам и мастерским по договору, часто с отсрочкой платежа. Чтобы открыть базу, нужно наладить три потока сразу — товар от поставщиков, деньги от покупателей и сведения о том, что лежит на складе и что едет. Последний поток ломается первым, хотя денег на него уходит меньше всего.

Чем оптовая база цветов отличается от магазина

Магазин продаёт букет человеку, который пришёл один раз. База продаёт сто пачек роз тем, кто придёт снова во вторник и в пятницу, и от того, насколько ему удобно с вами работать, зависит, придёт ли он к вам или к соседу по трассе.

Отсюда главный вывод: оптовая база — это прежде всего логистика и деньги в обороте, а уже потом цветы. Знание сортов и чутьё на сезон нужны, но базу закрывают не из-за плохого вкуса, а из-за того, что поставка пришла, покупатели взяли меньше, чем обещали, а за коробки уже заплачено. Если вы открываете базу после собственного магазина, придётся перестроить привычки: тот, кто берёт у вас каждую неделю, ценит не красивую витрину, а точный остаток, свою цену и то, что заказ собран к семи утра.

С чего начать оптовый склад цветов: три модели

Склад можно наполнять тремя способами, и почти все базы со временем их смешивают.

Перепродажа с крупной базы. Вы берёте товар у крупного импортёра своего или соседнего региона и везёте туда, где до него далеко. Вложений меньше всего, поставщик берёт на себя валюту и таможню, но и наценка небольшая: ваш козырь — близость к покупателю, доставка и личные отношения. С этого удобно начинать, пока вы узнаёте, что берут местные магазины.

Прямые поставки через брокера или импортёра. Голландия, Эквадор, Кения, Колумбия: ассортимент шире, цена коробки ниже, зато нужна предоплата, расчёт с поправкой на курс и авиатариф, и приёмка становится серьёзнее. Как устроены поставки из разных стран и чем они отличаются по сроку жизни цветка, разобрано в статье о цветах из Голландии, Эквадора и Кении.

Местные теплицы. Свежий товар и короткая дорога, особенно розы и хризантема, но ассортимент уже, а объёмы зависят от сезона и погоды. Хорошо дополняет импорт, редко заменяет его целиком.

Прежде чем выбирать модель, обойдите или обзвоните двадцать-тридцать магазинов и мастерских района. Спросите три вещи: где они берут цветы сейчас, сколько раз в неделю и что их не устраивает. Ответы вроде «звоню на базу, а там не берут трубку» или «приезжаю, а роз 60 см уже нет» — это и есть ваше будущее преимущество, причём бесплатное.

Склад и холод: помещение, камеры, приёмка

Срезку хранят при +2…+8 °C, и у базы это не витрина, а холодильная камера, куда помещается поставка целиком с запасом на пиковые недели перед праздниками. Тропические цветы — антуриум, некоторые орхидеи — холода не переносят и требуют отдельной тёплой зоны, обычно на +12…+15 °C; точный режим по каждому виду уточняйте у поставщика.

Что ещё нужно складу:

• Зона приёмки и сборки заказов. Прохладная, с водой и сливом, столами и стеллажами под коробки. Здесь вскрывают поставку, ставят цветы на воду и собирают заказы покупателей.
• Подъезд. Фура поставщика приходит ночью или рано утром, покупатели на легковых машинах едут к открытию. Склад в промзоне у выезда на трассу с местом для разгрузки и парковкой работает лучше, чем помещение в центре с узким двором.
• Резерв электричества. Камера, отключённая на несколько часов в жару, превращает поставку в списание. Выделенную мощность и возможность поставить генератор проверяют до договора аренды.
• Машина с холодильной установкой. Без неё доставка покупателям летом съедает свежесть, а за ней и повторные заказы.

Холод нужен и до склада: цветы должны ехать к вам в рефрижераторе, а не в кузове, где температура скачет. Подробно о режимах, воде и подготовке стеблей — в статье о хранении срезанных цветов.

Поставщики и график поставок

У базы ритм задают поставки. Допустим, коробки приходят во вторник и пятницу. Тогда покупатели привыкают заказывать под эти дни, а вы собираете их заявки заранее и только потом заказываете поставщику. Твёрдый график ценнее, чем широкий ассортимент: магазин, который знает, что в пятницу к восьми утра у вас будет свежая роза, планирует под вас свои выходные продажи.

Три вещи, которые стоит выяснить у каждого поставщика до первой партии:

1. Условия оплаты. Чаще всего поставщик хочет предоплату, а ваши постоянные покупатели — отсрочку. Между этими двумя датами лежат ваши собственные деньги, и их должно хватать на две-три поставки вперёд.
2. Брак и претензии. Как фиксировать брак при приёмке (фото, акт, за какой срок), что поставщик компенсирует — заменой, скидкой на следующую партию или деньгами.
3. Как меняется цена. У импорта цена коробки зависит от курса, авиатарифа и сезона, поэтому прайс базы на срезку может меняться почти каждый день. Для таких позиций честнее писать «цена по запросу» и сообщать её при заказе, чем держать устаревшую цифру.

Держите хотя бы двух поставщиков на ключевые позиции. Один подведёт перед 8 Марта, и без второго вы подведёте всех своих покупателей сразу. Как искать и проверять поставщиков, разобрано в статье про поставщиков цветов.

Покупатели базы: договоры, личные цены, отсрочка

Покупатели оптовой базы разные, и работать с ними одинаково не получится.

Отсюда личные цены. Обычно у базы есть открытая цена для разовых покупателей и одна-три колонки скидок для постоянных: по объёму, по стажу работы, по условиям договора. Поэтому на вопрос «почему у соседа по базе та же роза дешевле» честный ответ — у него другой договор, и это нормально.

Отсрочку давайте только тем, кто уже несколько месяцев брал с предоплатой, и с лимитом суммы. Покупатель, который вышел за лимит, получает следующий заказ после оплаты, без обид и исключений. Сверку долга лучше делать не раз в месяц, а видеть каждый день: долг, который вырос за две недели, ещё можно вернуть разговором, а за квартал — уже нет.

Взгляд с другой стороны прилавка — что магазин ждёт от базы и как выбирает, у кого брать, — в статье о том, как закупать цветы оптом для магазина.

Предзаказ под поставку и отгрузки

Предзаказ — главный инструмент, которым база снижает риск. Собранные до заказа поставщику заявки значат, что часть коробок продана ещё в Голландии или Эквадоре, а заказываете вы подтверждённые предзаказы плюс разумный запас на свободную продажу.

Чтобы предзаказ работал, нужны три правила. Первое: срок приёма заявок, например за два дня до прихода поставки, и после него заявки идут уже в свободную продажу. Второе: предзаказ на позицию фиксируется сразу, а не «я записал на бумажку». Иначе последнюю коробку белой розы пообещают двум покупателям, и один из них уйдёт к соседу. Третье: отгрузки со склада и под поставку не смешиваются. Покупатель, который сегодня забирает хризантему со склада и в пятницу ждёт розу из поставки, получает два отдельных заказа со своими датами, иначе сборщик держит половину заказа на полке до пятницы.

Всё это можно вести в таблице и мессенджере, пока покупателей десяток. Когда их становится полсотни, удобнее, чтобы покупатель сам видел, что едет и когда. На сайте базы, собранном на Petala, товар в пути помечен датой прихода и бронируется заранее, корзина сама делит заказ на отгрузки — со склада и под поставку, у каждой своя дата, — а товар со склада держится за покупателем 30 минут, пока он оформляет заказ. Как устроен такой сайт для постоянных покупателей и как перевести их на него, рассказываем в статье про B2B-портал оптовой базы цветов.

Деньги оптовой базы цветов: расчёт на примере

Ниже — пример для расчёта, а не норма рынка. Подставьте свои закупку, наценку и долю списания.

Допустим, за неделю база принимает две поставки на 400 000 ₽ по полной себестоимости, то есть с доставкой до склада и упаковкой. Основную часть продают с наценкой 35 %, часть «вчерашнего» товара отдают без наценки, чтобы не выбрасывать, а 7 % закупки всё-таки списывают.

Из этих 91 000 ₽ ещё платятся аренда склада, электричество камер, зарплаты, машина и топливо. Видно, что каждый процент списания здесь стоит 4 000 ₽ в неделю, а каждые пять процентов наценки — около 17 000 ₽. У базы, которая распродаёт поставку за 2–4 дня, доля списания обычно меньше, чем у магазина с витриной, но расслабляться не стоит: одна непроданная поставка перед праздником съедает прибыль месяца.

Вторая строка, которой нет в таблице, — деньги у покупателей. Если половина выручки приходит с отсрочкой в неделю, около 245 000 ₽ постоянно лежит у них, а следующую поставку вы оплачиваете поставщику уже сейчас. Поэтому оборотные деньги базе нужны не на одну поставку, а на две-три, и считать их надо раньше, чем мощность холодильной камеры.

Учёт и связь с покупателями: остатки, долги, история

Первый месяц базы обычно выглядит так: в пятницу с шести утра телефон менеджера не замолкает, покупатели спрашивают, что есть из розы 60 см, менеджер бежит в камеру, считает, перезванивает, а прайс, отправленный в мессенджер фотографией в четверг, к пятнице уже неверен. Через месяц к этому добавляются споры о долгах: у покупателя своя таблица, у бухгалтера своя.

Что стоит наладить до того, как покупателей станет больше двадцати:

1. Один источник правды. Товары, цены по договорам, остатки и долги живут в одной учётной программе, чаще всего в 1С, а не в трёх таблицах у трёх сотрудников.
2. Приёмка по накладной в день поставки. Пока поставка не заведена, её нельзя честно продавать: остаток в программе расходится с камерой.
3. Списание с причиной. Брак поставщика, раскрылся, сломан при сборке — так через месяц видно, какой поставщик и какая позиция приносят потери.
4. Самообслуживание покупателя. Остаток, своя цена, долг и история заказов, которые покупатель видит сам, снимают половину утренних звонков.

Последний пункт закрывает сайт базы с личным кабинетом. Petala собирает сайт и приложение базы из её 1С: товары, цены, остатки и покупатели с договорами появляются сами и сверяются каждый час. Контрагент после входа видит свою цену по договору, а в кабинете — баланс и задолженность, ближайшую поставку, товары в пути и историю заказов. Заказ приходит менеджеру в CRM со всеми позициями и ценами, а в 1С его пока проводят как обычно. Как это выглядит со стороны покупателя, можно посмотреть на демо-сайте базы, а склад, поставки с накладными и кассу — в CRM для цветочной базы.

План запуска оптовой базы цветов

Порядок важнее сроков: каждый следующий этап опирается на предыдущий.

Документы на ввоз и продажу срезки — фитосанитарные сертификаты, накладные от импортёра — лучше разобрать до первой поставки, а не после первой проверки. Что нужно и где это проверить, собрано в статье о документах на цветы.